4. Sistema integrado
Por lo general, una empresa tiene muchos departamentos distintos, cada uno de ellos con sus propias funciones y sus propios objetivos. Estos departamentos y funciones deberían estar interconectados con procesos horizontales que deben ser la prioridad de la Administración de la calidad total. No obstante, a veces estos departamentos y funciones operan en silos aislados.
En un sistema integrado, todos los integrantes de cada departamento deben tener una comprensión acabada de las políticas, las normas, los objetivos y los procesos. Los sistemas integrados permiten que la compañía busque la mejora continua para lograr una ventaja sobre la competencia.
Para implementar este principio de TQM:
- Promueve una cultura del trabajo centrada en la calidad.
- Usa diagramas de flujo y otras asistencias gráficas para permitir que los empleados comprendan cómo sus funciones encajan en el resto de la compañía.
- Usa un análisis del proceso actual para ver dónde pueden introducirse mejoras.
- Pon capacitación a disposición de los empleados que necesiten aprender nuevos procesos y que deseen explorar oportunidades de progreso.
Los beneficios incluyen:
5. Enfoque estratégico y sistemático
La Organización Internacional de Normalización (ISO) describe este principio de la siguiente manera:
"Identificar, comprender y administrar procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficiencia y la efectividad de la organización en el logro de sus objetivos".
Varios procesos dentro de un ciclo de desarrollo o producción se administran como un sistema de procesos, con el objetivo de aumentar la eficiencia.
Para implementar este principio de TQM:
- Ofrece a tu personal la capacitación y los recursos adecuados para permitirles completar sus pasos individuales dentro del proceso.
- Mejora continuamente los procesos y los productos, y actualiza el equipamiento según sea necesario para lograr las metas.
- Haz que la mejora continua sea un objetivo mensurable para todos los empleados.
- Reconoce, valora y recompensa las innovaciones y las mejoras de procesos.
Los beneficios incluyen:
- Capacidad de identificar rápidamente, reaccionar y eliminar los cuellos de botella o las deficiencias del proceso.
- Capacidades generales mejoradas y mejor desempeño en toda la organización.
6. Mejora continua
La eficiencia óptima y la satisfacción total de los clientes no se logran en un día: tu negocio debe encontrar continuamente maneras de mejorar los procesos y adaptar tus productos o servicios a medida que varían las necesidades de los clientes. Como dijimos antes, los otros principios de la Administración de la calidad total deben permitir que tu negocio se concentre en la mejora continua.
Para implementar este principio de TQM:
- Implementa políticas para establecer mejoras de productos, procesos y sistemas como metas mensurables para las personas, los equipos y los departamentos.
- Reconoce, valora y alienta la innovación para mejorar los procesos y el desarrollo.
- Alienta a los empleados para que participen en las sesiones de capacitación disponibles para aprender y asumir roles nuevos y adicionales.
Los beneficios incluyen:
- Mejor conocimiento y mejores capacidades para aumentar el desempeño.
- Metas de mejora estratégicamente alineadas con las capacidades y las metas de la organización.
- Tiempos de reacción rápidos para detectar y solucionar los cuellos de botella y las deficiencias en los procesos.
7. Toma de decisiones basada en información
El análisis y la recopilación de datos dan lugar a mejores decisiones basadas en la información disponible. Tomar decisiones informadas genera una mejor compresión de los clientes y de tu mercado.
Para implementar este principio de TQM:
- Analiza y controla la información para asegurarte de que sean confiables y precisos.
- Comparte los datos importantes con las personas clave.
- Usa métodos válidos para reunir y analizar los datos.
- Toma decisiones basadas en la información aprendida de los datos, además de tu experiencia e intuición.
Los beneficios incluyen:
- Capacidad de tomar decisiones informadas.
- Capacidad de analizar y defender las decisiones pasadas con referencia a registros fácticos.
- Capacidad de cambiar las decisiones pasadas sobre la base de una revisión de los datos.
8. Comunicaciones
Todos los integrantes de tu organización deben conocer los planes, las estrategias y los métodos que se emplearán para lograr las metas. Hay un mayor riesgo de fracaso si no cuentas con un buen plan de comunicaciones.
Para implementar este principio de TQM:
- Establece una línea oficial de comunicación para que todos los empleados conozcan las novedades, los cambios de política y los procesos nuevos.
- Si es posible, integra a los empleados en la toma de decisiones.
- Asegúrate de que todas las personas de todos los departamentos comprendan sus funciones y cómo encajan con el resto de la compañía.
Los beneficios incluyen:
- Aumento de la moral y la motivación cuando los empleados comprenden cómo sus contribuciones ayudan a que la compañía cumpla sus metas.
- Coordinación y cooperación entre departamentos.
- Eliminación de silos.
- Capacidad de medir con mayor precisión la efectividad de las políticas y los procedimientos actuales.
- Mayor motivación de los empleados para lograr las metas porque son parte del proceso de toma de decisiones.
La implementación exitosa de estos conceptos de Administración de la calidad total no sucederá de un día para otro. Dado que la TQM suele representar un gran cambio de cultura, tal vez te convenga implementar estos cambios en fases para mitigar el impacto.
