Tot voor kort was projectmanagement een redelijk lineaire taak. Het belangrijkste doel was om het project op tijd, binnen het budget en binnen het toepassingsgebied uit te voeren.
Maar naarmate onze werkplekken complexer zijn geworden en de technologie zich heeft ontwikkeld, is de functie van projectmanager uitgebreider geworden. Tegenwoordig is er voor bijna elk project een projectleider nodig, iemand met de soft skills om projecten in het geheel te beheren, met veel aandacht voor personeelsmanagement.
Laten we de ontwikkeling van de projectleider eens onder de loep nemen en kijken hoe organisaties deze functie tegenwoordig anders zijn gaan invullen binnen hun complexe en veranderende organisaties.
Ontwikkeling van de projectleider
In het verleden bestonden projectmanagementteams voornamelijk uit projectmanagers, technici en leidinggevenden om toezicht te houden op het hele project. Het projectmanagement was voornamelijk gericht op de technische aspecten van de implementatie en op de 'heilige drievuldigheid' deadline, budget en scope.
De rol van leidinggevende projectmanager ontstond omdat er behoefte was aan iemand die zich op de intermenselijke aspecten van het projectmanagement zou richten. Wie kon ervoor zorgen dat het team goed bleef samenwerken? Wie kon de stakeholders op de hoogte houden? En om heel eerlijk zijn: wie kon op vrijdag koffie met iets lekkers meenemen?
Projectleiders moeten met hun vaardigheden de kloof overbruggen en zich bezighouden met de teamdynamiek en een positieve werkomgeving. Daarbij hoort dat ze het team gemotiveerd houden, contact onderhouden met de stakeholders en problemen oplossen.
Waarom deze verandering?
Technologie is een essentieel onderdeel van bijna elk bedrijfsaspect geworden, waardoor de bijbehorende projecten complexer en breder zijn geworden. Jira was bijvoorbeeld voornamelijk een supportdesk-platform, maar wordt nu gebruikt voor het beheer van allerlei teams die verzoeken behandelen. Op het moment dat er een platform zoals Jira geïmplementeerd moet worden, hebben projectmanagers niet alleen te maken met kosten, tijdlijnen en kwaliteitsborging. Ze moeten daarnaast ook rekening houden met meer stakeholders en afhankelijkheden.
Voor deze uitgebreide focus is een bepaalde finesse nodig. Je moet weten wanneer je welke mensen nodig hebt om de ondersteuning en samenwerking voor projecten te regelen. Tegelijkertijd kan inzicht in de overkoepelende bedrijfsdoelen projectleiders helpen om prioriteiten te stellen en deze in context te plaatsen voor besluitvormers. Projectleiders hebben de sociale vaardigheden om belangrijke relaties op te bouwen en te laten zien hoe projecten uiteindelijk kunnen leiden tot het behalen van belangrijke, grotere doelen.
Processen zijn daarnaast ook ingewikkelder geworden: bedrijven neigen steeds meer naar standaardisering van de platformen die ze gebruiken om overbodige tools te verminderen en te profiteren van schaalvoordelen. Voor deze aanpak is inzicht nodig in veel verschillende workflows. Er moeten veranderingen worden doorgevoerd om de flexibiliteit en continuïteit te waarborgen.
Een contentmanagementsysteem zoals Box kan bijvoorbeeld perfect werken voor het ene team, maar moet worden aangepast om ook nuttig te zijn voor een ander team. Projectleiders met goede strategische vaardigheden begrijpen sneller wat elk team precies nodig heeft, maar kunnen ook overeenkomsten herkennen om de implementatie te standaardiseren.
De projectleider van de toekomst: een krachtige combinatie
Nu meer teams op afstand werken, zal werken als projectleider zich waarschijnlijk nog verder ontwikkelen. Leidinggevende projectmanagers van de toekomst zullen twee dingen moeten combineren: ze moeten meer gebruikmaken van hun strategische vaardigheden om werken op afstand in goede banen te leiden, en daarnaast hun communicatieve vaardigheden inzetten om de teams gemotiveerd te houden.
Projectleiders moeten hun inzicht in bedrijfsstrategieën inzetten om besluitvormers te helpen projecten beter te begrijpen, aangezien er niet altijd persoonlijke communicatie mogelijk is. Afbeeldingen kunnen dan erg handig zijn om stakeholders op de hoogte te brengen van de status van een project en om te laten zien wat er nog van hen nodig is om de implementatie succesvol te maken.
