5. ポリシーの更新
ポリシーは、組織の変化に伴い、毎年更新（または少なくとも検討）する必要があります。ポリシーを正式に更新すること、そしてこれまでのポリシーが会社や社員に合わなくなった際には、その変更を提案することは、人事部の仕事です。ある出来事に対する対応として、ポリシーを更新すべきときもあります。このような決定には、常に人事が関与し、相談を受ける必要があります。
6. 社員記録の管理
社員記録の管理は法律で義務付けられています。これらの記録は、雇用主がスキルギャップを特定し、採用プロセスに役立てるため、また人口統計データを分析し、規制を遵守するのに役立ちます。社員記録には、各社員の個人情報、緊急連絡先も記載されています。
7. 福利厚生分析
優秀な人材を確保するためには、競争力を維持することが極めて重要です。有望な人材は、給与が低くても、福利厚生が充実していれば、その会社への入社を選ぶことがあります。人事部は日頃から競合会社を調査し、福利厚生が競争的であるかどうかを確認する必要があります。
人事部による社員サポートとは
上に列挙した7つの例はそのほとんどが人事部の職務でした。人事部にはあまり定量的な職務がなく、むしろ、社員が生き生きと働けるようサポートするために存在するのです。
つまるところ、社員はどの組織にとっても唯一にして最大の資産で、そのために、社員の幸福を守ることが最も重要なことなのです。ここでは、人事部が社員の感情面やキャリアアップにおけるニーズをサポートするための4つの方法をご紹介します。
1. キャリアアップのサポート
停滞は企業にとって望ましくない事態であるため、優秀な社員を会社に留めておくことはとても重要なことです。人事部は、社員一人ひとりが会社で長く活躍できるよう、キャリアパスを示すことができます。そして、定期的に社員と話し合う機会を設け、キャリアパスに沿って、社員をさらに導いていくことができます。
2. 継続教育の提供
上述したようなキャリアアップを実現していくためには、追加で研修などを受ける必要がある場合もあります。会社はこのような教育支援を行うかもしれません。その場合、人事部は各社員のキャリアパスに応じて、どの授業や研修プログラムが最適かを判断するのを手助けすることができます。また、人事部は、当該社員が研修に参加するために柔軟な勤務体系を許可してもらうよう、社員の上司に働きかけることもできます。
3. 管理職の訓練およびサポート
管理職に適した人材は自然になるものではなく、作られるものです。人事部は、管理職に対してマネジメント指導を行い、部門やチームが可能な限り健全かつ機能的であるようにします。これには、定期的に管理職を正式な研修や合宿に参加させることも含まれます。
4. 健康増進と健康的な生活のサポート
社員も人間であることを忘れないのが大切です。精神疾患、健康問題、負債、妊娠、養子縁組など、人生に起きる無数の出来事を乗り切るには、サポートが必要です。人事部は、このような状況やその他の出来事に際して、社員をサポートすることができます。
人事部に相談すべきときを伝える
社員と関わらない人事部は、職務を果たしているとは言えません。入社手続きを進めながら、人事部に相談すべきときや、人事部が提供するリソースについて新入社員に伝えてください。人事部は、定期的に社員と1対1の面談を行い、キャリアパスに照らした進捗状況はどうか、職務が自分に適しているものと感じているか、社員の抱えるその他の問題点などについて確認する必要があります。
このような相談にのることも人事部の職務であると知っていれば、次のような事態が発生した場合に、社員は安心して人事部に相談できるでしょう。
- 自分（または同僚）が、上司または他の社員からハラスメントや差別を受けたとき
- 会社が提供する健康保険などの福利厚生や、法律で保証された権利について質問があるとき
- プライベートで変化があったとき（例：子供が誕生した、勤務時間の短縮が必要になった、バリアフリー対応が必要になった）
- 他の社員のジョブシャドウイングや追加研修への参加など、会社での昇進について質問があるとき
- 仕事上の問題を解決するために、客観的な第三者の意見が必要なとき
最高の人事部を作るには
人事部は、企業文化に大きく貢献します。人事部が社員の幸福を真剣に考えている場合、風通しがよく、成長を促す文化が生まれるでしょう。
